Wezwanie do zapłaty jest jednym z najczęściej stosowanych narzędzi w windykacji należności między przedsiębiorcami. Nie oznacza to jednak, że w każdym przypadku jego wysłanie stanowi warunek rozpoczęcia działań windykacyjnych lub skierowania sprawy do sądu. Znaczenie wezwania zależy przede wszystkim od tego, czy termin płatności został wcześniej określony, czy roszczenie jest już wymagalne oraz jakie postanowienia znalazły się w umowie zawartej z kontrahentem.
Sprawdź ➡ windykacja firm!
Czy firma musi wysłać wezwanie do zapłaty przed windykacją?
Co do zasady przedsiębiorca nie musi wysyłać wezwania do zapłaty przed rozpoczęciem windykacji, jeżeli termin spełnienia świadczenia został jasno określony w umowie, zamówieniu, fakturze zaakceptowanej przez strony albo innym dokumencie regulującym warunki współpracy.
Jeżeli faktura miała zostać opłacona do 15 maja, należność staje się wymagalna po upływie tego terminu. Od następnego dnia wierzyciel może rozpocząć windykację, naliczać odsetki za opóźnienie i podjąć działania zmierzające do sądowego dochodzenia należności. Dodatkowe wezwanie nie jest w takim przypadku konieczne do tego, aby dłużnik znalazł się w opóźnieniu.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy strony nie ustaliły terminu płatności. Zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego, jeżeli termin spełnienia świadczenia nie wynika z treści zobowiązania ani z jego właściwości, świadczenie powinno zostać spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika. W takim przypadku wezwanie do zapłaty pełni istotną funkcję, ponieważ wyznacza moment, od którego dłużnik powinien uregulować należność.
Kiedy wezwanie do zapłaty jest potrzebne?
Wezwanie do zapłaty jest szczególnie ważne wtedy, gdy termin wykonania zobowiązania nie został wcześniej określony. Samo istnienie długu nie zawsze oznacza bowiem, że wierzyciel może natychmiast żądać zapłaty wraz z odsetkami.
Brak ustalonego terminu płatności
Jeżeli umowa nie wskazuje konkretnej daty zapłaty ani nie pozwala jej jednoznacznie ustalić, wierzyciel powinien wezwać kontrahenta do spełnienia świadczenia. W wezwaniu należy wyznaczyć odpowiedni termin, na przykład 7 lub 14 dni od dnia doręczenia pisma.
Po bezskutecznym upływie tego terminu roszczenie staje się wymagalne, a dłużnik może pozostawać w opóźnieniu. Dopiero wtedy wierzyciel ma pełne podstawy do naliczania odsetek i skierowania sprawy na drogę sądową.
Obowiązek wynikający z umowy
Strony mogą uzależnić możliwość podjęcia dalszych działań od wcześniejszego wysłania wezwania. Umowa może na przykład przewidywać, że przed jej wypowiedzeniem, naliczeniem kary umownej, wstrzymaniem usług albo skierowaniem sprawy do sądu wierzyciel powinien wyznaczyć dłużnikowi dodatkowy termin.
W takim przypadku pominięcie wezwania może być sprzeczne z umową i osłabić pozycję wierzyciela. Przed rozpoczęciem windykacji należy więc sprawdzić nie tylko termin płatności, lecz także postanowienia dotyczące opóźnień, reklamacji, rozwiązania współpracy i dochodzenia roszczeń.
Konieczność udokumentowania stanowiska wierzyciela
Wezwanie może być potrzebne również wtedy, gdy dłużnik kwestionuje fakturę, zakres wykonanej usługi, jakość towaru albo wysokość należności. W takiej sytuacji pismo powinno jasno przedstawiać podstawę roszczenia, sposób obliczenia długu i termin oczekiwanej zapłaty.
Tak sporządzone wezwanie porządkuje spór i pokazuje, że wierzyciel próbował rozwiązać sprawę bez postępowania sądowego.
Czy można skierować sprawę do sądu bez wezwania do zapłaty?
W wielu przypadkach pozew o zapłatę można złożyć bez wcześniejszego wysyłania dodatkowego wezwania. Dotyczy to przede wszystkim należności, których termin płatności został określony i już upłynął.
Pozew powinien jednak zawierać informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego rozwiązania sporu, a gdy takiej próby nie podjęto – wyjaśnienie przyczyn. Obowiązek ten wynika z art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego. Przepis nie ustanawia bezwzględnego obowiązku wysłania wezwania do zapłaty, ale pokazuje, że sąd oczekuje informacji o próbach polubownego zakończenia sprawy.
W praktyce brak wezwania nie musi prowadzić do oddalenia pozwu. Może jednak mieć znaczenie przy rozstrzyganiu o kosztach postępowania. Jeżeli dłużnik nie wiedział o roszczeniu, nie kwestionował go i uznał żądanie przy pierwszej czynności procesowej, sąd może oceniać, czy wszczęcie procesu bez wcześniejszego kontaktu było rzeczywiście potrzebne.
Od kiedy można rozpocząć windykację firmową?
Windykację można rozpocząć, gdy należność jest wymagalna, czyli gdy upłynął termin, w którym dłużnik powinien dokonać zapłaty. Jeżeli termin wskazano w umowie lub wynika on z prawidłowo ustalonych zasad współpracy, działania windykacyjne mogą rozpocząć się bezpośrednio po jego przekroczeniu.
Pierwsze działania nie muszą od razu polegać na skierowaniu sprawy do sądu. Windykacja firmowa może obejmować:
- kontakt telefoniczny lub wiadomość przypominającą o zaległości,
- wysłanie wezwania do zapłaty,
- zaproponowanie harmonogramu spłaty,
- przekazanie sprawy kancelarii albo firmie windykacyjnej,
- wniesienie pozwu o zapłatę.
Wezwanie jest zatem często elementem windykacji, a nie warunkiem jej rozpoczęcia. Firma może najpierw skontaktować się z kontrahentem w mniej formalny sposób, a dopiero później wysłać ostateczne wezwanie przed skierowaniem sprawy do sądu.
Jaką funkcję pełni wezwanie do zapłaty?
Nawet gdy wezwanie nie jest obowiązkowe, jego wysłanie zwykle jest uzasadnione. Pismo pozwala jednoznacznie wskazać, jakiej kwoty domaga się wierzyciel, z jakiego tytułu powstała należność oraz do kiedy powinna zostać uregulowana.
Prawidłowo sporządzone wezwanie może również stanowić dowód, że wierzyciel próbował zakończyć spór polubownie. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy dłużnik twierdzi, że nie otrzymał faktury, nie znał numeru rachunku, nie został poinformowany o zaległości albo nie miał możliwości dobrowolnej zapłaty.
Wezwanie pomaga także ustalić aktualne stanowisko kontrahenta. Odpowiedź dłużnika może zawierać uznanie długu, propozycję spłaty ratalnej, zarzut potrącenia, reklamację albo informację o problemach finansowych. Dzięki temu wierzyciel może lepiej ocenić, czy dalsza windykacja polubowna ma sens, czy należy przygotować pozew.
Co powinno zawierać firmowe wezwanie do zapłaty?
Wezwanie powinno być na tyle precyzyjne, aby dłużnik mógł bez wątpliwości ustalić, jakiego zobowiązania dotyczy. W piśmie warto wskazać dane stron, podstawę należności, numer umowy lub faktury, kwotę główną, termin płatności, należne odsetki oraz aktualny numer rachunku bankowego.
Należy również określić dodatkowy termin na zapłatę i wskazać możliwe konsekwencje jego niedotrzymania, takie jak skierowanie sprawy do sądu oraz dochodzenie odsetek i kosztów postępowania. Sformułowania te powinny być rzeczowe. Nadmiernie agresywne groźby lub zapowiedzi działań, których wierzyciel nie może legalnie podjąć, nie zwiększają skuteczności pisma.
Dobrą praktyką jest określenie wezwania jako „ostatecznego przedsądowego wezwania do zapłaty”, jeżeli stanowi ono ostatnią próbę polubownego zakończenia sprawy. Sama nazwa dokumentu nie wywołuje jednak szczególnych skutków prawnych. Decydujące znaczenie ma jego treść oraz możliwość wykazania, że dotarł do dłużnika.
Jak skutecznie doręczyć wezwanie?
Przepisy nie wymagają, aby każde wezwanie do zapłaty zostało wysłane listem poleconym. Może ono zostać przekazane także pocztą elektroniczną, za pośrednictwem systemu fakturowego, platformy obsługującej współpracę z kontrahentem albo w inny przyjęty między stronami sposób.
Z punktu widzenia ewentualnego procesu ważne jest jednak zachowanie dowodu wysłania i doręczenia pisma. Wierzyciel powinien móc wykazać nie tylko sporządzenie wezwania, lecz także to, że dłużnik miał możliwość zapoznania się z jego treścią.
Bezpiecznym rozwiązaniem jest wysłanie dokumentu listem poleconym na aktualny adres przedsiębiorcy oraz równoczesne przesłanie jego kopii pocztą elektroniczną. W przypadku spółek i przedsiębiorców warto wcześniej sprawdzić dane ujawnione w odpowiednim rejestrze.
Czy wezwanie przerywa bieg przedawnienia?
Samo wysłanie wezwania do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia roszczenia. Jest to ważne w przypadku starszych należności, ponieważ prowadzenie wielomiesięcznej korespondencji z dłużnikiem nie zabezpiecza automatycznie wierzyciela przed przedawnieniem.
Do przerwania biegu przedawnienia może dojść między innymi wskutek podjęcia określonej czynności przed sądem lub innym właściwym organem, a także na skutek uznania roszczenia przez dłużnika. Ocena skutków konkretnego działania zależy jednak od okoliczności sprawy.
Jeżeli termin przedawnienia zbliża się do końca, nie należy ograniczać się do kolejnych wezwań. Wierzyciel powinien odpowiednio wcześnie ocenić konieczność podjęcia czynności prawnej rzeczywiście wpływającej na bieg przedawnienia.
Czy brak wezwania może utrudnić odzyskanie należności?
Brak wezwania nie powoduje automatycznie utraty prawa do zapłaty. Jeżeli roszczenie istnieje, jest wymagalne i zostało odpowiednio udokumentowane, wierzyciel może prowadzić windykację oraz dochodzić należności przed sądem.
Pominięcie wezwania może jednak utrudnić wykazanie, że dłużnik znał wysokość i podstawę żądania. Może także pozbawić wierzyciela możliwości szybkiego ustalenia, czy brak zapłaty wynikał z przeoczenia, problemu z obiegiem dokumentów, sporu co do wykonania umowy czy rzeczywistej niewypłacalności kontrahenta.
Z tego względu wezwanie do zapłaty jest zazwyczaj rozsądnym etapem windykacji, nawet gdy przepisy nie nakładają obowiązku jego wysłania.
Czy warto wysłać wezwanie przed rozpoczęciem windykacji?
Wezwanie do zapłaty nie jest konieczne w każdym przypadku. Jeżeli termin płatności został określony i upłynął, firma może rozpocząć windykację bez dodatkowego pisma. Wezwanie staje się natomiast szczególnie istotne wtedy, gdy termin spełnienia świadczenia nie został ustalony albo gdy obowiązek jego wysłania wynika z umowy.
W praktyce warto je stosować również wtedy, gdy nie jest formalnie wymagane. Pozwala ono uporządkować roszczenie, udokumentować próbę polubownego zakończenia sprawy i dać kontrahentowi ostatnią możliwość dobrowolnej zapłaty. Nie należy jednak traktować wezwania jako czynności, która sama w sobie przerywa bieg przedawnienia lub zastępuje pozew w sytuacji, gdy czas na dochodzenie należności zaczyna się kończyć.
